+7 (812) 327-5141
info@trade-drive.ru

Советы из практики. Как избежать ошибок при автоматизации

Бесплатный семинар "Новые правила торговли для интернет-магазинов"

Бизнес-практикум "Ритейл 2,0"

240x345_ОФД_3.gif

ЦТО в подарок!



 

От чего зависит успех проекта автоматизации?.. Как избежать возможных ошибок и необоснованных расходов?..Надеемся, наша статья поможет вам найти ответы на эти и другие вопросы.

Автоматизация предприятия – инструмент весьма эффективный, но дорогостоящий. Поэтому, прежде чем принять решение по данному вопросу, руководство должно учесть целый ряд факторов.

Итак…Зачем инвестировать в ИТ-сферу?

Автоматизация:

  • снижает себестоимость бизнес-процессов,
  • повышает скорость обмена информацией/данными,
  • повышает лояльность клиента,
  • увеличивает качество обслуживания

Типичные ошибки при планировании и реализации проектов внедрений любого уровня сложности

1. «Что-нибудь и как-нибудь»

С чего начинается любой проект? Правильно, с планирования и согласования. Именно на этом этапе очень часто совершаются ошибки, которые обходятся организации довольно дорого.

Почему инвестиции в автоматизацию иногда оказываются выброшенными на ветер деньгами? Потому что у руководства нет конкретных требований и стратегии. Чтобы избежать этой дорогостоящей ошибки и получить желаемый эффект с конкретной выгодой, необходимо четко определить, для чего предприятию нужна автоматизация.

Важнейшая задача этого этапа: понять, согласуются ли результаты предполагаемой автоматизации со стратегией и миссией предприятия/организации, а также определить пути достижения целей. Кстати, после завершения проекта критерии, сформулированные ранее, помогут вам оценить эффективность внедрения.

2. Что нужно знать ДО начала проекта

Определившись с целями автоматизации, постарайтесь избежать еще одной распространенной ошибки: обращаться к компании-интегратору, не проанализировав бизнес-процессы на предприятии.

Второй этап безошибочного пути к модернизированному предприятию подразумевает подробный анализ процессов и операций, которые планируется автоматизировать, а также механизмы принятия решений. В результате подготовительного исследования должна сформироваться четкая картина того, что должно получиться после завершения проекта.

Чтобы облегчить жизнь себе и компании-интегратору, все результаты своих исследований зафиксируйте в виде документов. Полученные данные могут быть использованы и для технического задания.

3. Глюки, «косяки» и прочий человеческий фактор

Чтобы избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, именно на этапе внедрения важно учитывать целый ряд факторов. Вот некоторые из них:

  • квалификация специалистов, проводящих предпроектное исследование,
  • достаточное время/ресурсы для тщательного сбора и анализа информации, а также для последующего оформления ее в удобном виде,
  • согласование полученных результатов руководителями всех подразделений организации и ответственными сотрудниками,
  • правильное распределение и управление ресурсами проекта (временные, человеческие и финансовые ресурсы).

4. Есть ли «слабое звено»? Команда

Чтобы любое, даже сложное внедрение прошло «без сучка без задоринки», команда, отвечающая за подготовку внедрения, должна состоять из авторитетных, влиятельных и надежных людей с полномочиями, достаточными для принятий ключевых решений. Специалисты, занятые этим вопросом, должны быть не только лояльны компании, но хорошо мотивированы, а также обладать необходимой квалификацией. Влияние на коллег и готовность к переменам также очень важны, поскольку автоматизация значительно меняет работу многих сотрудников предприятия, а нововведениям радуются не все.

Часто залогом успешной реализации проекта является обучение персонала. Это пункт расходов, на котором экономить нельзя, поскольку с новой системой эффективно работать смогут только подготовленные сотрудники.

5. Учеба. Квалификация. Снижаем риски

Продолжение темы, обозначенной в предыдущем пункте. Чтобы эффективность внедрения была максимальной и все возможности функционала использовались полноценно, персонал должен обладать всеми необходимыми знаниями по работе в системе. Как меры в связи с этим могут быть приняты?
● участие сотрудников в специализированных семинарах/тренингах,
● самообразование сотрудников в области информационных технологий,
● стороннее консультирование,
● прием на работу квалифицированных сотрудников.

6. Как оценить оценку? Эффективны ли инвестиции в ИТ-проект

Когда проект завершен и желаемые цели автоматизации (вроде бы!) достигнуты, есть риск «расслабиться» и отвлечься от внедрения. Это еще одна ошибка, которая может обернуться потерей эффективности нового функционала. На данном этапе самым грамотным решением будет оценка возможностей внедрения и того, насколько точно модернизированные бизнес-процессы соответствуют первоначальным планам и пожеланиям. Вот тут-то вам очень помогут заметки и документы, которые вы составляли на этапах 1 и 2.

Критерии оценки эффективности автоматизации для каждого предприятия будут индивидуальны. Вот некоторые примеры:

  • производительность труда,
  • количество сотрудников, занятых на определенном участке работы,
  • число жалоб/благодарностей от клиентов,
  • удобство работы с новым функционалом (исходя из мнений сотрудников),
  • время обслуживания каждого клиента,
  • быстрота получения нужных отчетов

и так далее.

Мы надеемся, что описанные выше ошибки на пути автоматизации и способы их миновать помогут вам организовать автоматизацию вашего предприятия «На пять с плюсом». А если при подготовке к автоматизации вдруг сложится ощущение, что «что-то идет не так», самым мудрым решением будет обратиться за экспертным мнением к профессионалам. В конечном итоге, это окажется выгодно, прежде всего, вам, поскольку удастся избежать целой цепочки недоразумений и ненужных трат. Пусть все перемены будут только к лучшему!


Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

Будущее российского бизнеса, его успех и перспективы неразрывно связаны с автоматизацией бизнес-процессов: сегодня это уже не вызывает никаких сомнений.
Почему вопрос о ведении учета алкоголя разбирается на примере ДАЛИОНа? Потому что здесь реализована алкогольная декларация, которая формируется полностью автоматически и не требует ручной корректировки. 
Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Возврат к списку


 
Текст сообщения*
 

Сайт создан Группой компаний "СофтБаланс"